بطاقة وصف وظيفي
المسمى الوظيفي: سكرتيرة رمز الوظيفة: HR/JD/…. |
الإدارة: الدائرة: القسم: الإدارة |
مسمى وظيفة المسئول المباشر:
المدير التنفيذي |
مسمى الوظائف التي يشرف عليها:
السكرتاريا
ملخص الوظيفة:
القيام بالاعمال الروتينية من استقبال الزائرين وتحديد المواعيد واستقبال الاتصالات الواردة وحفظ الملفات والسجلات والحفاظ على وقت المدير.
مهام الوظيفة:
1. استقبال الزائرين والمراجعين الذين يقدمون لمقابلة المدير وتحديد المواعيد.
2. القيام بحفظ الرسائل والمستندات في ملفاتها المناسبة, وكذلك حفظ وترتيب الملفات بطريقة منظمة يسهل الرجوع اليها عند طلبها أو الحاجة اليها.
3. الرد على الاتصالات الهاتفية الواردة للشركة, وتحويلها للاشخاص المعنين وتوثيقها.
4. تسليم البريد اليومي الوارد وتسجيله وفرزه وتوزيعه على الاقسام المختلفة وكذلك العناية بالبريد الصادر من المؤسسة وتوثيقه.
5. التحضير للاجتماعات, وكتابة محاضر الاجتماعات.
6. دراسة ما يطلبه المدير من موضوعات مع تقديم التقرير الكامل بخصوصها.
7. الاطلاع على الصحف اليومية وعرض المعلومات العامة وذات العلاقة باعمال الشركة على المدير.
8. طباعة الكتب والمراسلات والتقارير التي تطلب منها من قبل رؤساء الاقسام بعد أخذ موافقة المدير عليها.
9. القيام بعمليات المسح الضوئي (النسخ والتصوير) إذا ما طلب منها ذلك.
10. القيام بواجب الضيافة من منتوجات الشركة.
مسئوليات أخرى:
- مساعدة دائرة الموارد البشرية في تجهيز ملفات الموظفين.
- مساعدة دائرة المبيعات في استلام طلبيات الوكلاء عبر الهاتف.
- أي وظيفة أخرى تطلب منها تتعلق بمجال عملها واختصاصها.
متطلبات إشغال الوظيفة:
1. المؤهلات العلمية: | |||
الحد الأدنى للمؤهل | دبلوم | الحد الأعلى للمؤهل | بكالوريوس |
التخصص المطلوب | سكرتاريا | التخصص المطلوب | إدارة أعمال |
2. الخبرات العملية: سنة واحدة على الأقل في نفس المجال. | |||
3. القدرات والمهارات المهنية: | |||
1.مهارة جيدة في استخدام Ms Office وتطبيقاته. 2. معرفة جيدة باللغة الانجليزية. 3. مهارة جيدة في استخدام الآلات المكتبية. 4. السرعة في الطباعة باللغتين العربية والانجليزية. | |||
4. القدرات والمهارات الشخصية: | |||
1. سرعة البديهة واللباقة في الحديث. 2. القدرة على الاتصال مع الآخرين. | |||
توقيع الإدارة: التاريخ:....................
توقيع الموظف: التاريخ:...................
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق